Es una de las etapas más importantes de la implementación del FF&E. Por lo general, la adquisición y fabricación a medida de todos los elementos comienza una vez se ha iniciado la construcción del proyecto.
El término "procura o adquisición" puede ser un tanto confuso, llevando en algunos casos a interpretaciones incorrectas. Esta etapa representa mucho más que la simple compra de piezas que conforman el FF&E.
Además de ejecutar propiamente la compra, una procura eficaz y eficiente incluye el análisis de presupuestos; y la búsqueda de piezas alternativas, así como la coordinación de su instalación y entrega.
Es en definitiva, un proceso de consultoría y gestión integral..
¿Quién se encarga de esta etapa?
Tomemos, por ejemplo, un proyecto de hotelería. Estos son únicos debido a su gran variedad y diversidad de espacios. Como mínimo, un hotel tendrá un determinado número de habitaciones, una cocina, un restaurante, alberca, lobby y tal vez otros espacios de servicio.
Esta variedad conlleva la necesaria participación de un número amplio de proveedores. Es probable que las sillas para la oficina de administración, sean surtidas por una fuente distinta a la de los cabeceros y burós de las habitaciones. Con tanta información y tareas que gestionar, muchos desarrolladores de hoteles deciden delegar todo el proceso en una firma especializada que se encargue de toda la gerencia de procura de FF&E. Un actor que les quite el peso asociado a la ejecución de un sinfín de actividades.
¿Qué es una firma de gerencia de procura?
Es una empresa consultora que gestionará todas las negociaciones con los proveedores. También deberá tener procesos estrictos para el control de calidad de los productos; conocimiento de materiales, así como la capacidad para ejecutar la supervisión de instalación, entre otros servicios. En esencia, es una empresa que ofrece un servicio llave en mano de gerencia outsourcing.
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Las fases de la gerencia de procura.
El proceso se compone de tres fases fundamentales: búsqueda de los proveedores idóneos, procura y seguimiento.
1. Búsqueda de proveedores
En primer lugar, la empresa tendrá que buscar los productos más adecuados. En ese sentido tiene la responsabilidad de ejecutar el diseño al mejor precio posible y en el plazo previsto. Debe respetar los lineamientos estéticos, los límites presupuestarios, las fechas previstas para la entrega; garantizando en todo momento la calidad de procesos y productos. Una gerencia eficiente encontrará el equilibrio entre todos estos elementos.
Presupuesto.
Suele comenzar cuando el proyecto está en construcción, donde ya se ha fijado un estimado. La situación ideal es que el diseñador haya seleccionado las piezas con un coste específico en mente. Sin embargo, esto no suele suceder en la realidad. En general, los estudios de interiorismo sólo ponen el foco en lo estético, dejando a un lado la viabilidad de la implementación del proyecto. Lo que termina generando grandes problemas a futuro.
La consultora trabajará para que esta cifra final se ajuste a las restricciones presupuestarias, incluidos flete e instalación. Además, realizará un análisis exhaustivo del proyecto de interiorismo para poder determinar las áreas donde el gasto está siendo excesivo y donde no se han considerado correctamente aspectos como las dimensiones de las piezas seleccionadas, circulación de los usuarios, entre otros. Con el fin de ahorrarle recursos y problemas al proyecto.
Piezas alternativas.
La empresa llevará a cabo una asesoría para encontrar alternativas a aquellos elementos que no sean viables, bien por déficits de stock, precios excesivos o plazos de entrega muy extendidos. Por ello, es esencial que el proceso sea gestionado por especialistas, con un criterio tanto de diseño como arquitectónico. De esta manera se aseguran los más altos estándares de calidad. En ese orden de ideas, la empresa de procura debe estar en capacidad de entender claramente lo que el cliente espera y dónde hay margen para el compromiso.
2. Procura, fabricación a medida.
Una vez que el cliente ha aprobado el presupuesto, confirmando todas las alternativas propuestas. Se procede a la gestión de compras. En el caso de las piezas fabricadas a medida, la empresa de procura debe estar en capacidad de licitar con varios fabricantes, de manera que pueda cumplir con el equilibrio entre precio, calidad, estética y plazos.
En el caso de las piezas de línea, suelen haber múltiples opciones de proveedores. Alguien que se dedique a la procura puede aprovechar sus relaciones comerciales para negociar, asegurando que se obtengan los mejores atributos de cara a las necesidades y requerimientos del proyecto.
A continuación, la firma de gestión de procura presentará las órdenes de compra. Encargándose de toda la gestión de pagos. Manteniendo al cliente actualizado en todo momento sobre el estatus del proyecto en su conjunto. Para ello se realizan reportes y reuniones con una periodicidad determinada, con el fin de informar al cliente de los artículos ya comprados, avances de fabricación, así como de fechas de instalación y entrega definitivas.
En el caso de la fabricación a medida, se suelen necesitar shop drawings con todo el detalle para cada una de las piezas. Este proceso es uno de los primeros filtros para el control de calidad. Permite detectar inconsistencias en una etapa previa a la manufactura.
3. Seguimiento: logística, instalación y entrega, post entrega.
La tarea más importante es la gestión integral, responsable y oportuna de todo el proceso. Hay una gran cantidad de proveedores involucrados; y el especialista en procura debe asegurarse de que los elementos lleguen a la obra en perfectas condiciones según el calendario establecido.
Sí la obra aún no ha terminado, no es recomendable que los muebles sean dispuestos, ya que corren diversos riesgos. La firma de procura debe dar instrucciones a los proveedores para que envíen todas las piezas que hayan llegado con antelación, a un almacén dispuesto para ello.
Ahora que los espacios ya están listos, se pueden efectivamente instalar todas las piezas. Dependiendo del caso, algunas sólo requerirán la simple disposición según se ha indicado en los planos codificados. Mientras que otras requerirán trabajos específicos de instalación en sitio, tal como la fijación de cabeceros para camas, lámparas de techo, entre otras.
La empresa de gerencia de procura debe comprobar que todo se ha instalado según el plan, mediante una supervisión exhaustiva, de manera de que todo esté listo para la entrega final llave en mano. Fungiendo como un representante del cliente, trabajando por su interés, con el fin de garantizar que el servicio cumple con todos los requisitos y necesidades.
El proceso de entrega llave en mano se realiza por medio de un acta detallada. Junto a los documentos de garantías de todos los productos.
Hay algunas empresas -es el caso de Toro&Thill- dónde está contemplado el servicio de gestión de garantías, en caso que exista algún inconveniente posterior a la entrega.
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